Privacy Statement & Persoonsgegevens

Welke gegevens heeft tandartsenpraktijk TOP LACH van u?

Om ons zorg zo optimaal mogelijk aan u te verlenen, verwerkt tandartspraktijk TOP LACH uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over u zeggen: ze zijn te herleiden tot uw persoon. Hieronder worden de categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken verder beschreven.

Patiëntgegevens

Wanneer u bij ons komt voor een eerste consult of behandeling dan vragen wij u om uw contactgegevens (zoals uw naam, adres en telefoonnummer), uw geboortedatum, de gegevens van uw zorgverzekering, uw huisarts, uw apotheek, en eventueel de verwijsbrief. Ook vragen wij uw e-mailadres. Dat gebruiken we voor klantcontact over uw afspraken en het correct facturatie van de geleverde zorg aan uw zelf of aan uw zorgverzekeraar.

Daarbij vraagt tandartspraktijk TOP LACH om uw legitimatiebewijs om er zeker van te zijn dat u het bent. Om u zo goed mogelijk te kunnen helpen, vraagt tandartspraktijk TOP LACH u om een aantal vragenlijsten door te nemen, met vragen over uw ziektebeeld, de medicijnen die u gebruikt en andere klachten/aandoeningen die u wellicht heeft. Tot slot zijn wij wettelijk verplicht om uw burgerservicenummer (BSN) te registreren en te gebruiken voor veilige en juiste zorgverlening.

Veel van deze gegevens zijn zogenaamde ‘bijzondere’ of ‘gevoelige’ persoonsgegevens. Dat zijn bijvoorbeeld medische gegevens, uw BSN of gegevens over uw ras. Voor deze gegevens geldt dat tandartspraktijk TOP LACH aan extra wettelijke eisen voldoet bij het verwerken van die gegevens.

Financiële gegevens

Als u zorg van ons krijgt, moet die zorg volgens bepaalde regels worden geregistreerd en in sommige gevallen ook worden gedeclareerd bij de zorgverzekeraar. Hiervoor worden diagnosegegevens en uitgevoerde activiteiten gekoppeld aan declaratiecodes. Dit doet de zorgverlener. Daarna worden deze gegevens gecontroleerd door medewerkers van de administratie. Zij controleren uw naam en adres, polisgegevens, een eventuele verwijzing en andere registraties die van belang zijn voor een juiste declaratie van de geleverde zorg aan u of uw zorgverzekeraar. Voor de betaling van onze facturen maken wij gebruik van de diensten van een factoringmaatschappij, die van ons het debiteurenrisico overneemt.

Waarvoor gebruikt Tandartspraktijk TOP LACH uw gegevens?

Tandartspraktijk TOP LACH verzamelt en bewaart uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Deze gegevens stellen tandartspraktijk TOP LACH in staat om optimale zorg van hoge kwaliteit aan u te leveren. In de vorige paragraaf hebben we uitgelegd welke persoonsgegevens tandartspraktijk TOP LACH verwerkt. In deze paragraaf leggen we uit waarvoor we deze gegevens gebruiken.

De verlening van zorg

Allereerst verwerkt tandartspraktijk TOP LACH uw persoonsgegevens voor de (uitvoering van de) behandelovereenkomst, oftewel de zorgverlening aan u. Tandartspraktijk TOP LACH registreert de gegevens die u aan ons geeft vanaf het eerste contact. Om goede zorg te kunnen verlenen moeten we veel weten over uw gezondheid, medicijngebruik en medische geschiedenis en soms ook dingen over hoe u leeft (bijvoorbeeld over het gebruik van alcohol of roken). Alleen de mensen die betrokken zijn bij de zorgverlening aan u hebben toegang tot uw gegevens en alleen voor zover zij dit nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Als u bijzondere wensen heeft ten aanzien van uw privacy, laat ons dit dan weten, wij respecteren dat graag voor zover het de behandelovereenkomst en/of de goede zorg en juiste declaratie niet verstoort.

Het declareren van zorg

Naast uw persoonlijke gegevens (naam en adres, BSN en polisgegevens) en gegevens over de aan u geleverde zorg worden ook de volgende gegevens gebruikt voor het declareren van zorg bij uw zorgverzekeraar:

– de naam en AGB-code van de behandelaar*

– de naam en AGB-code van de verwijzer*

– met uw zorgverzekeraar overeengekomen tarieven voor de zorg die aan u geleverd is.

* AGB staat voor Algemeen Gegevens Beheer. Dit is een landelijke code waarmee een zorgaanbieder door de zorgverzekeraar eenvoudig kan worden herkend.

De zorgverzekeraars controleren periodiek de door ons ingediende declaraties. Zij controleren dan of bij een bepaalde diagnose de juiste zorg is geleverd en of voor uw diagnose echt die zorg nodig was of dat u (eerst) behandeld kon worden met goedkopere zorg. Hierbij werken de zorgverzekeraars volgens het “Protocol materiële controle” dat te vinden is op www.zn.nl. Door dit protocol, blijft uw privacy gewaarborgd.

Tandartspraktijk TOP LACH controleert de registraties en declaraties van onze hulpverleners op eenzelfde manier. Dit doen we om ervoor te zorgen dat de factuur die bij uw zorgverzekeraar gedeclareerd wordt altijd juist is. Mocht u enige twijfel hierover hebben of enige fout hierin betwijfelt, neemt u dan gerust contact met ons op.

Kwaliteit van de zorgverlening

Om de hoge kwaliteit en veiligheid van onze zorgverlening te garanderen, hebben wij bepaalde processen en (controle)systemen ingericht en nemen wij deel aan de (landelijke) prikpunt registratie van de KNMT. Hieronder leggen we u uit hoe we dit doen, waarom we dit doen en op welke manier we ervoor zorgen dat uw privacy gewaarborgd is.

Intern kwaliteitsmanagementsysteem

Het interne kwaliteitsmanagementsysteem bestaat uit meerdere onderdelen, waaronder interne audits (visitaties) en een patiënttevredenheid- en ervaringsonderzoek. Het staat u vrij om wel of geen medewerking te verlenen aan patiënttevredenheid- en ervaringsonderzoek. Soms heeft tandartspraktijk TOP LACH een wettelijke verplichting om bepaalde zaken extern te melden, zoals zorgcalamiteiten bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Hiervoor vragen we u geen toestemming.

Visitaties

Door middel van visitaties controleert tandartspraktijk TOP LACH of er op de juiste manier gewerkt wordt en of er nog dingen verbeterd kunnen worden. Bij een visitatie worden vragen gesteld aan medewerkers en vindt een anonieme dossiercontrole plaats. Met de uitkomsten van deze visitaties kunnen we onze processen verbeteren en onze medewerkers verder opleiden en trainen. In de uitkomsten/rapportages van deze audits zijn geen patiëntgegevens terug te vinden. Uiteraard hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsplicht.

Patiënttevredenheidsonderzoek en patiëntervaringsonderzoek

Om onze kwaliteit van zorg verder te verbeteren, meten we de patiënttevredenheid en de patiëntervaring met een bepaalde behandeling. De gegevens uit het patiënttevredenheidsonderzoek worden niet aan andere partijen verstrekt en zijn enkel bedoeld voor interne kwaliteitsverbetering. De gegevens uit het patiëntervaringsonderzoek worden geanonimiseerd.

Terugkoppeling aan de verwijzer

Wij versturen een terugkoppeling naar uw verwijzer van uw consult(en) en behandeling(en) bij ons, als dit nodig is met het oog op uw tandheelkundige behandeling.

Klachten

Als u een klacht indient over onze zorgverlening wordt deze klacht behandeld door een interne klachtenfunctionaris. Indien het noodzakelijk is voor de behandeling van uw klacht, worden uw klacht en medisch dossier doorgestuurd naar onze aansprakelijkheidsverzekeraar.

Het nakomen van wettelijke verplichtingen

Tandartspraktijk TOP LACH is soms verplicht om de persoonsgegevens die zij verzamelt en bewaart voor de uitvoering van haar dienstverlening aan derden te verstrekken. U moet hierbij denken aan zorgverzekeraars, de Nederlandse Zorgautoriteit, de Inspectie voor de Gezondheidszorg, politie en justitie of de FIOD-ECD. Tandartspraktijk TOP LACH geeft alleen medewerking aan een autoriteit na een controle of de vordering wel aan in de wet gestelde eisen voldoet.

Tandartspraktijk TOP LACH zal gegevens nooit doorgeven zonder dat zij daartoe verplicht is op grond van een rechtsgeldig bevel daartoe. Hieronder geven wij kort aan waar u aan kunt denken bij het verstrekken van gegevens vanwege wettelijke verplichtingen.

Zorgverzekeraars kunnen conform het “Protocol materiële controle” (te vinden op www.zn.nl) bij Tandartspraktijk TOP LACH inzage vorderen in medische dossiers als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Zorgverzekeringswet.

De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) kan in het kader van haar toezichthoudende taak inzage vorderen in patiëntendossiers, ook zonder toestemming van de patiënt. De IGZ heeft voor deze gegevens een afgeleid beroepsgeheim en mag deze gegevens in principe niet aan het Openbaar Ministerie (OM) verstrekken.

De politie, de rechter(-commissaris) en officier van justitie kunnen inzage vorderen in medische gegevens, maar het blijft de arts zelf die beslist of hij zich op het beroepsgeheim beroept of niet. Hij maakt daartoe een belangenafweging tussen het beroepsgeheim en belangen die in het gedrang komen bij het bewaren van het geheim. Alleen in gevallen waarin de arts zich duidelijk ten onrechte op het verschoningsrecht beroept, zal een rechter de beslissing van de arts overrulen.

Het OM vordert patiëntgegevens middels een bevel verleend door de Rechter-Commissaris. In uitzonderingsgevallen kan het OM gegevens bij de IGZ vorderen, namelijk indien het strafrechtelijk onderzoek niet op andere wijze kan worden uitgevoerd of als er zeer uitzonderlijke omstandigheden in het kader van de waarheidsvinding aan de orde zijn.

In sommige gevallen is Tandartspraktijk TOP LACH wettelijk verplicht om persoonsgegevens van hulpverleners en patiëntgegevens aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en de FIOD-ECD te verstrekken.

Voorkomen en bestrijden van (identiteits)fraude

Voordat u uw eerste afspraak heeft bij Tandartspraktijk TOP LACH wordt u gevraagd om een identiteitsbewijs, zoals uw paspoort of identiteitskaart. Tandartspraktijk TOP LACH wil en moet vaststellen dat u daadwerkelijk bent wie u zegt. Alleen op deze wijze kan Tandartspraktijk TOP LACH controleren dat er geen misbruik wordt gemaakt van uw identiteit.

Wie zijn betrokken bij de verwerking van uw persoonsgegevens?

Onze medewerkers

Alle medewerkers van Tandartspraktijk TOP LACH zijn gebonden aan het beroepsgeheim of een contractuele geheimhoudingsplicht die geldt voor alle gegevens waarvan zij kennis nemen. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor tijdelijke medewerkers, door Tandartspraktijk TOP LACH ingehuurde zelfstandigen en uitzendkrachten.

Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Derde partijen

Tandartspraktijk TOP LACH kan derde partijen inschakelen ten behoeve van ondersteuning van de zorgverlening of de systemen die we daarbij gebruiken. Denk hierbij aan onze leveranciers van bepaalde software of IT-systemen. Maar ook partijen die – een deel van de uitvoering van – de zorgverlening in opdracht van Tandartspraktijk TOP LACH voor hun rekening nemen, zoals apothekers, ziekenhuizen, academische centra, tandtechnisch en gewone laboratoria. Indien deze derde partijen bij het uitvoeren van hun taken toegang hebben tot persoonsgegevens heeft Tandartspraktijk TOP LACH de vereiste contractuele afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en niet voor andere doeleinden worden verwerkt dan waarvoor u ze aan ons heeft verstrekt.

Tandartspraktijk TOP LACH kan de verzamelde informatie van haar patiënten aanvullen met gegevens die zij van derden verkrijgt om zodoende een beter en vollediger beeld te krijgen van het medisch dossier. Voor het opvragen van medische gegevens bij andere zorgverleners, wordt altijd uw toestemming gevraagd.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Tandartspraktijk TOP LACH bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor Tandartspraktijk TOP LACH uw gegevens heeft verzameld. Hoe lang uw gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per (categorie van) gegeven(s) verschillen.

In geval van een duidelijke en vaste bewaartermijn van gegevens is de specifieke bewaartermijn genoemd in de relevante paragraaf in dit Privacy Statement. Anders geldt dat Tandartspraktijk TOP LACH uw medisch dossier conform de daarvoor geldende wet- en regelgeving bewaart. Dat is in de meeste gevallen minimaal 15 jaar vanaf het moment dat de gegevens in het dossier zijn opgenomen.

Wat doet tandartspraktijk TOP LACH aan de beveiliging van uw persoonsgegevens?

Privacy en de bescherming van persoonsgegevens heeft een hoge prioriteit binnen Tandartspraktijk TOP LACH 

Beveiligingsmaatregelen

Tandartspraktijk TOP LACH heeft de medewerkers in dienst getrained op het gebied van gegevensbescherming. Zij zien toe op de bescherming van persoonsgegevens conform privacy wetgeving, de interne gedragscodes en dit Privacy Statement. Alle medewerkers van Tandartspraktijk TOP LACH worden periodiek hiervoor getraind.

Tandartspraktijk TOP LACH doet er alles aan om te verhinderen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens. Hiertoe treft Tandartspraktijk TOP LACH allerlei technische en organisatorische maatregelen in lijn met de daarvoor geldende normen voor de zorg. Daarnaast waakt de Tandartspraktijk TOP LACH tegen verlies, verminking en enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens.

Wettelijke verplichting tot melden van een datalek

Mocht er toch iets niet goed gaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, zodanig dat er sprake is van een zogenaamd ‘datalek’ dan meldt Tandartspraktijk TOP LACH dit bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. In het geval dat dit datalek waarschijnlijk ook ongunstige gevolgen heeft voor uw persoonlijke levenssfeer, dan zullen we u zo snel mogelijk hierover informeren. We vertellen u dan wat het datalek inhoudt, wat Tandartspraktijk TOP LACH en ook u er aan kunt doen om de schade zo beperkt mogelijk te houden en waar u terecht kunt met vragen over het datalek.

Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens

Inzage in uw persoonsgegevens

U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens. Uw familieleden hebben alleen recht op inzage in uw dossier als ze van u een schriftelijk machtiging hebben. Ouders en wettelijke vertegenwoordigers mogen het dossier van hun kinderen onder de 12 jaar inzien. Voor hun kinderen van 12 tot 16 jaar hebben ze toestemming van hun kinderen nodig voor inzage. Wie 16 jaar of ouder is, beslist zelfstandig over (toestemming tot) inzage. Tandartspraktijk TOP LACH mag een verzoek tot inzage in uw eigen dossier (gedeeltelijk) weigeren als inzage schadelijk is voor de privacy van een ander. Na overlijden blijft het beroepsgeheim van kracht. Dat betekent dat uw nabestaanden geen recht hebben om (delen van) uw dossier in te zien. Dit is alleen mogelijk als uw toestemming kan worden verondersteld of als er sprake is van zwaarwegende belangen. Wanneer u er zeker van wilt zijn dat een vertegenwoordiger na het overlijden inzage kan krijgen in uw dossier, moet u hiervoor bij leven een machtiging verstrekken.

Tandartspraktijk TOP LACH mag administratiekosten in rekening brengen voor het geven van inzage.

Correctie of aanvulling van uw persoonsgegevens

Wanneer u denkt dat uw persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, kunt u Tandartspraktijk TOP LACH schriftelijk verzoeken om de gegevens aan te passen. Als wij geen wijzigingen willen aanbrengen in uw dossier, geven we duidelijk aan waarom we dit niet doen.

U kunt ook een aanvulling in uw dossier op laten nemen. Een aanvulling kan bijvoorbeeld een door u geschreven verklaring zijn waarin u uw zienswijze over de behandeling uiteenzet. Of een zienswijze van een andere zorgverlener (second opinion) die iets afwijkt of een aanvulling is op die van uw behandelaar. U geeft dit aan uw behandelaar die het als aanvulling op zijn bevindingen opneemt in uw dossier.

Verwijdering van uw persoonsgegevens

U kunt Tandartspraktijk TOP LACH verzoeken om (een deel van) uw gegevens uit het dossier te verwijderen. Tandartspraktijk TOP LACH zal binnen drie maanden beslissen of we aan uw verzoek kunnen voldoen. Wanneer wij uw gegevens niet willen verwijderen, leggen we altijd goed aan u uit waarom we dat niet willen of kunnen doen.

Hoe doet u zo’n verzoek?

Een inzage- of correctieverzoek kunt u doen aan de balie in de praktijk. U dient zich daarbij te legitimeren. Tandartspraktijk TOP LACH is namelijk op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens verplicht zorg te dragen voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker om misbruik te voorkomen. Tandartspraktijk TOP LACH wil voorkomen dat anderen dan uzelf inzage of correctie vragen voor uw gegevens. Binnen maximaal 4 weken ontvangt u een reactie van Tandartspraktijk TOP LACH.

Hoe kunt u ons bereiken?

Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons een email sturen: post@toplach.nl of telefonisch contact opnemen: Tel. +31 (0)30 320 3210

Tandartspraktijk TOP LACH: Amsterdamsestraatweg 346, 3551CV Utrecht